外地轉學到桐城上小學，建議提前一學期左右開始準備材料。具體時間節點和注意事項如下：

1. **了解政策和學校信息（提前 3-6 個月）**：

- **政策方面**：關注桐城市教育局發布的轉學政策、學區劃分等信息。這些信息通常可以在桐城市人民政府網站、桐城市教育局官方網站或相關媒體平臺上獲取，也可以直接撥打桐城市教育局教育科電話（0556 - 6133611）咨詢。

- **學校信息**：確定意向學校后，了解學校的招生要求、學位情況以及轉學申請的具體流程。可以通過學校官網、招生簡章、電話咨詢等方式獲取相關信息。有些學校可能會在官網或公眾號上發布轉學通知，家長需要密切關注。

2. **準備相關材料（提前 1-2 個月）**：

- **學籍表**：向孩子目前就讀的學校申請打印學生學籍表，該表包含學生的基本信息、學習成績、獎懲情況等，是轉學過程中非常重要的材料。

- **戶籍證明材料**：準備學生本人以及監護人的戶口簿。如果學生的戶口與監護人不在同一戶口簿上，還需要提供相關的親屬關系證明。

- **房產證明材料（若有房產）**：如果在桐城有房產，需準備房產證原件。若房產證尚未辦理下來，可提供購房合同以及首付款發票作為房產證明的替代材料。

- **其他居住證明材料（若無房產）**：如果在桐城沒有房產，而是租房居住，需要提供租房合同。租房合同應包含租賃雙方的基本信息、租賃房屋的具體地址、租賃期限、租金等重要信息。

3. **提交申請（開學前 1-2 周）**：在規定的時間內，將準備好的材料提交給桐城市教育局教育科或意向學校。一般來說，轉學申請的時間為每學期開學前一周。如果申請的學校學位緊張，可能需要等待教育局的統籌安排。